Una nota de crédito puede ser una parte necesaria del proceso de facturación por muchas razones. Aquí hay algunos ejemplos de cuándo se podría emitir notas de crédito:

• Un envío dañado: Si un envío llega con mercancías parcialmente dañadas, entonces se puede emitir una nota de crédito por los materiales dañados, mientras que se espera que el cliente pague el precio completo por los productos no dañados. 

• Un cliente fue cobrado de más: La facturación automatizada ha asumido gran parte de la industria contable, lo que reduce muchos de los errores humanos que solían infiltrarse en el sistema rutinariamente. Dicho esto, todavía hay situaciones en que los clientes pueden ser cobrados de más como resultado de algún tipo de inexactitud contable. Se puede aplicar una nota de crédito para remediar este problema ya sea con un reembolso o contracargo.

• Un envío llegó tarde y se acordó un reembolso: Si parte de un acuerdo depende de que los bienes o servicios sean entregados en una fecha específica, entonces se puede aplicar una nota de crédito si esa fecha no se cumplió como una forma de reconciliación entre el comerciante y el cliente.

• Un cliente cambia de opinión sobre los servicios: Cuando se emite una factura para varios productos o servicios a la vez, el cliente puede cambiar de opinión sobre uno o dos de esos artículos, pero aún requerir el resto. En esos casos, se puede agregar una nota de crédito a la factura en lugar de crear una nueva.