É importante contabilizar todos os pagamentos que recebe antecipadamente. Estes são os passos a seguir:

1. Qualificar

Primeiro, de que tipo de pagamento antecipado se trata? Isto depende de se já entregou os produtos ou serviços.

• Pagamento ganho: O pagamento por produtos que já entregou ao cliente, mas que ainda não foram faturados.

• Pagamento não ganho: O pagamento por produtos ou projetos que vai completar e faturar posteriormente. Aqui, o comprador ainda não recebeu os bens/serviços.

Em seguida, estabeleça a sua conta de receitas diferidas. Lembre-se de que o pagamento inicial do seu comprador não é receita direta, mas sim é um passivo para si.

Em terceiro lugar, associe o pagamento à conta do cliente correto. Garanta que criou uma conta para cada novo comprador. Deve então registar os pagamentos ganhos e não ganhos nessa conta.

2. Contabilizar o valor adiantado

De acordo com o método de contabilidade de acréscimo, deve registar o pagamento não ganho como um passivo. Por isso, liste qualquer pagamento adiantado recebido ao longo de um ano como um passivo corrente:

• Debite a sua conta de caixa 

• Credite a conta de passivo (depósitos de clientes) no mesmo valor do adiantamento

Não se esqueça: débitos aumentam os ativos, as despesas e as contas de dividendos. Por outro lado, créditos reduzem essas contas e aumentam as contas de capital e passivo.

Após concluir uma venda ou projeto, envie ao seu cliente uma fatura que inclua o montante atualmente devido (pagamento total menos o adiantamento).

O reconhecimento de receita ocorre quando o projeto é entregue na sua totalidade e a fatura é emitida para o cliente, não quando o dinheiro é recebido.

Lembre-se de:

• Creditar a conta de receita

• Debitar contas a receber

• Debitar a conta de passivo (depósitos de clientes)

3. Relatórios

Dependendo do tipo de pagamento antecipado, reporte-o na sua demonstração de resultados ou saldo da seguinte forma:

• Pagamento não ganho: Reporte-o no saldo.

• Pagamento ganho: Publique-o na sua demonstração de resultados assim que enviar uma fatura.

Depois de faturar o cliente, guarde a fatura nos registos apropriados. Isto move a receita não ganha do balanço porque pode agora ligá-la diretamente a um número de fatura alocado à conta do cliente. Da mesma forma, move a receita ganha na demonstração de resultados contra a fatura.